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Software und Anbieter für gesetzliche Email-Archivierung

Update: Sonntag, 28. Februar 2021

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Als Unternehmer, Freiberufler oder Gewerbetreibender müssen Sie den rechtliche Anforderungen zur Email-Archivierung nachkommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige Emails von der Archivierung auszuschließen. Das ist nicht immer sehr einfach umzusetzen und wird häufig mit externen Anbietern oder Tools umgesetzt.

  • Vollständige Archivierung von Emails und ihren Anhängen im unveränderten Originalzustand
  • Emails müssen maschinell auslesbar sein
  • Sichere und manipulationssichere Archivierung
  • Beschränkter und kontrollierter Zugriff auf das Archiv
  • Einhaltung der Datenschutzbestimmungen (DSGVO)

 

Hier ist eine Übersicht zu verschiedenen Anbietern zur Email-Archivierung.

Email-Archivierung direkt vom Internetdienstanbieter

1&1 IONOS SE

STRATO AG

 

Tools und Software zur Email-Archivierung

ecoDMS GmbH

  • Automatische Email-Archivierung
  • DSGVO-/GoBD-konform
  • Für alle gängigen Mailserver
  • Web Client für PC, Handy, Tablet
  • Lizenz für einen Benutzer ist an einen Rechner/PC gebunden (Umzug auf anderen PC ist nach Deaktivierung des alten PCs möglich)
  • Preis: einmalig 59,00 EUR für einen Benutzer + Kosten für Update-Service nach 2 Jahren, wenn neue Versionen gewünscht werden
  • Server oder PC notwendig, der regelmäßig läuft
  • Hersteller bietet auch ein Tool zur Dokumenten-Archivierung an
  • https://www.ecodms.de/

 

Andere günstige Alternative zur Email-Archivierung?

  • Monatlich oder quartalsweise sämtliche Daten manuell Herunterladen und auf CD/DVD/bluray brennen (damit diese Datenträger nicht nachträglich verändert werden können)
  • Daten verschlüsselt auf den Datenträger brennen, z.B. als ZIP mit Passwort
  • Offen, ob rechtskonform und vom Finanzamt bzw. Prüfer akzeptiert

 

Hast du weitere Tipps zur Email-Archivierung oder kennst einen interessanten Anbieter oder ein tolles Tool, das hier in der Sammlung noch fehlt? Schreibe doch einen Kommentar.

 

 

 

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